4 estrategias para lidiar con personas que creen que todo es urgente

En el mundo laboral actual, nos encontramos frecuentemente con individuos que parecen vivir en un estado constante de emergencia.

Estas personas, aunque a menudo son trabajadores dedicados y productivos, pueden generar un ambiente de estrés y caos en el entorno laboral.

Su tendencia a tratar cada tarea como si fuera de vida o muerte no solo afecta su propio rendimiento, sino que también puede tener un impacto significativo en la dinámica del equipo y en los resultados de la empresa.

La gestión eficaz de estos «adictos a la urgencia» requiere un enfoque equilibrado que aproveche su energía y dedicación, mientras se mitigan los efectos negativos de su comportamiento apresurado. En este artículo, exploraremos cuatro estrategias prácticas para manejar a estas personas y crear un ambiente de trabajo más armonioso y productivo.

Comprender el perfil del «urgentista»

Antes de abordar las estrategias de manejo, es crucial entender el perfil de la persona que percibe todo como urgente. Estos individuos suelen compartir ciertas características:

• Son altamente productivos y dedicados a su trabajo.
• Tienen una necesidad constante de demostrar que han resuelto problemas o completado tareas.
• A menudo actúan impulsivamente, sin considerar plenamente las consecuencias de sus acciones.
• Pueden generar estrés en sus colegas y superiores con sus demandas constantes de atención inmediata.
• Tienden a valorar la velocidad sobre la precisión o la calidad.

Reconocer estas características es el primer paso para desarrollar estrategias efectivas de manejo. Ahora, veamos las cuatro estrategias clave para lidiar con estas personas.

1. Fomentar la conciencia del impacto en los demás

Una de las primeras y más importantes estrategias es ayudar a la persona a comprender cómo su comportamiento afecta a quienes la rodean. Este enfoque implica varios pasos:

Ilustrar las consecuencias de las acciones apresuradas

Es fundamental hacerles ver que sus acciones, aunque bien intencionadas, pueden tener repercusiones negativas. Por ejemplo:

• Un contrato firmado apresuradamente podría contener errores costosos.
• Una decisión tomada sin la debida consideración podría afectar negativamente a otros departamentos o proyectos.
• La presión constante sobre los colegas puede llevar a un aumento del estrés y una disminución de la moral del equipo.

Implementar «declaraciones de impacto»

Una técnica efectiva es introducir el concepto de «declaraciones de impacto». Antes de tomar una decisión o iniciar una acción, se puede pedir a la persona que prepare una breve declaración que responda a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo afectará esta decisión a otros departamentos o equipos?
• ¿Cuáles son los posibles riesgos o desventajas de actuar inmediatamente?
• ¿Qué recursos adicionales se necesitarían si se procede con esta acción?

Este ejercicio no solo ralentiza el proceso de toma de decisiones, sino que también fomenta una consideración más profunda de las consecuencias.

Promover la colaboración y la comunicación

Animar a la persona a buscar input de sus colegas antes de actuar puede ayudar a mitigar los efectos negativos de su urgencia. Esto puede incluir:

• Establecer reuniones breves de equipo para discutir decisiones importantes.
• Fomentar el uso de herramientas de colaboración en línea para compartir ideas y obtener feedback.
• Crear un sistema de «comprobación cruzada» donde las decisiones clave deben ser revisadas por al menos un colega antes de ser implementadas.

2. Ayudar a identificar las consecuencias de sus actos

Mientras que la primera estrategia se centra en el impacto en los demás, esta segunda estrategia busca que la persona reflexione más profundamente sobre las consecuencias de sus propias acciones.

Análisis de costo-beneficio

Muchas veces, las personas que actúan con urgencia ven claramente los beneficios de la acción rápida, pero pasan por alto los costos potenciales. Ayúdeles a realizar un análisis más equilibrado:

• Pídales que enumeren tanto los beneficios como los riesgos de actuar rápidamente.
• Anímeles a considerar los efectos a corto y largo plazo de sus decisiones.
• Utilice ejemplos pasados donde la acción apresurada llevó a resultados subóptimos.

Consideración del impacto humano

A menudo, las decisiones apresuradas pueden tener consecuencias significativas en las vidas de los empleados y sus familias. Fomentar la reflexión sobre estos aspectos puede ser revelador:

• ¿Cómo afectará esta decisión a la carga de trabajo y el equilibrio entre vida laboral y personal de los empleados?
• ¿Podría esta acción llevar a horas extras no planificadas o estrés adicional para el equipo?
• ¿Hay implicaciones a largo plazo para la satisfacción y retención de los empleados?

Ejercicios de visualización

Pida a la persona que visualice el resultado de sus acciones en diferentes escalas de tiempo:

• ¿Cómo se verá esta decisión en una semana? ¿En un mes? ¿En un año?
• ¿Qué dirían los stakeholders clave sobre esta decisión si la revisaran en retrospectiva?
• ¿Cómo podría esta acción afectar la reputación de la empresa o del equipo a largo plazo?

Estos ejercicios pueden ayudar a desarrollar una perspectiva más amplia y a largo plazo, contrarrestando la tendencia a enfocarse solo en el corto plazo.

3. Emparejar con un colega reflexivo

Una estrategia efectiva para manejar a las personas que tienden a actuar con urgencia excesiva es emparejarlas con colegas que tienen un enfoque más reflexivo y mesurado. Esta técnica de «buddy system» puede ofrecer numerosos beneficios:

Equilibrio de enfoques

La combinación de un empleado «hiperactivo» con uno más reflexivo puede crear un equilibrio productivo:

• El colega reflexivo puede aportar una perspectiva más calmada y considerada a las situaciones.
• La persona orientada a la acción puede inyectar energía y impulso a los proyectos.
• Juntos, pueden compensar las debilidades del otro y potenciar sus fortalezas.

Aprendizaje mutuo

Esta asociación no solo beneficia al empleado «urgente», sino que también ofrece oportunidades de crecimiento para ambas partes:

• El empleado orientado a la acción puede aprender técnicas de planificación y análisis más detalladas.
• El colega reflexivo puede desarrollar habilidades para actuar más decisivamente cuando sea necesario.
• Ambos pueden mejorar sus habilidades de comunicación y trabajo en equipo.

Mejora en los resultados

La combinación de diferentes estilos de trabajo puede llevar a mejores resultados globales:

• Mayor número y calidad de contratos negociados, al combinar la energía con la planificación cuidadosa.
• Decisiones más equilibradas que consideran tanto la necesidad de acción como la importancia de la reflexión.
• Proyectos ejecutados con una mezcla de eficiencia y atención al detalle.

Implementación práctica

Para implementar esta estrategia de manera efectiva:

• Asigne proyectos o tareas específicas donde ambos empleados deban colaborar estrechamente.
• Establezca reuniones regulares de check-in para que la pareja discuta su progreso y desafíos.
• Proporcione oportunidades para que compartan sus experiencias y aprendizajes con el resto del equipo.

4. Distinguir entre el sentimiento de urgencia y la realidad

Una de las habilidades más cruciales que se deben desarrollar en las personas que perciben todo como urgente es la capacidad de diferenciar entre lo que se siente urgente y lo que realmente lo es. Esta distinción puede ser transformadora tanto para el individuo como para el equipo.

Técnicas de mindfulness y gestión del estrés

Introducir prácticas de mindfulness puede ayudar a reducir la presión percibida y promover una toma de decisiones más clara:

• Enseñar técnicas de respiración para momentos de alta presión.
• Fomentar pausas regulares durante el día para reflexionar y recalibrar prioridades.
• Implementar sesiones cortas de meditación o atención plena en el lugar de trabajo.

Herramientas de gestión de proyectos

Utilizar herramientas y técnicas de gestión de proyectos puede ayudar a estructurar el trabajo de manera más efectiva:

• Implementar sistemas de priorización como la matriz de Eisenhower para clasificar tareas.
• Utilizar software de gestión de proyectos para visualizar plazos y dependencias.
• Establecer reuniones regulares de planificación para alinear las prioridades del equipo.

Fomentar la delegación y la distribución de responsabilidades

Ayudar a la persona a comprender que no todo depende de ella puede aliviar la sensación de urgencia constante:

• Animar a delegar tareas apropiadamente dentro del equipo.
• Establecer roles y responsabilidades claros para cada proyecto.
• Promover una cultura de confianza donde los miembros del equipo se sientan cómodos asumiendo responsabilidades.

Análisis retrospectivo

Realizar análisis posteriores de situaciones «urgentes» puede proporcionar perspectivas valiosas:

• Revisar regularmente decisiones pasadas para evaluar si la urgencia estaba justificada.
• Discutir en equipo cómo se podrían haber manejado las situaciones de manera diferente.
• Utilizar estos análisis para refinar los procesos de toma de decisiones futuros.

El camino hacia un liderazgo más efectivo

Implementar estas estrategias no solo ayuda a manejar a las personas que perciben todo como urgente, sino que también puede transformarlas en líderes más efectivos. Al canalizar su energía y pasión de manera más constructiva, estos empleados pueden convertirse en activos invaluables para cualquier organización.

Es importante recordar que el cambio no ocurre de la noche a la mañana. Se requiere paciencia, consistencia y un enfoque compasivo para ayudar a estas personas a desarrollar un enfoque más equilibrado. Con el tiempo, pueden aprender a utilizar su impulso y dedicación de manera más estratégica, contribuyendo significativamente al éxito de la empresa sin sacrificar la calidad o aumentar innecesariamente el estrés del equipo.

A medida que avanzamos hacia el 2025, la capacidad de gestionar eficazmente diferentes estilos de trabajo y personalidades se volverá cada vez más crucial. Las organizaciones que logren este equilibrio estarán mejor posicionadas para enfrentar los desafíos del futuro laboral, creando entornos de trabajo más saludables y productivos para todos.