La clave del éxito en la contratación: comunicación efectiva con los candidatos desde el primer contacto

Uno de los aspectos cruciales en el proceso de selección y contratación de personal es la comunicación con los aspirantes, desde el primer contacto hasta la posible incorporación a la empresa.

En este artículo vamos a explorar cómo debe ser esta comunicación para garantizar una relación fluida, transparente y eficiente con los candidatos, incluso antes de haberlos contratado.

Abordaremos diferentes aspectos, como la importancia de una comunicación clara y adaptada a cada etapa del proceso, la relevancia de la retroalimentación y la manera de transmitir los valores y la cultura de la empresa a los aspirantes.

1. Primeros contactos: la importancia de una comunicación clara y atractiva

La comunicación con los candidatos empieza mucho antes de que estos se postulen a una oferta de trabajo o envíen su currículum. El primer contacto suele darse a través de la descripción del puesto y los requisitos solicitados en una oferta de empleo. Por ello, es fundamental redactar estos textos de manera clara, atractiva y profesional.

• Claridad: es esencial que los aspirantes comprendan rápidamente cuáles son las funciones, responsabilidades y requisitos del puesto. Evita el uso de jergas técnicas que no aporten información relevante y trata de ser preciso en las expectativas y condiciones del empleo.
• Atractivo: la descripción del puesto debe ser interesante y motivadora para los candidatos. Muestra las ventajas y oportunidades de desarrollo que ofrece la empresa, así como aspectos positivos del ambiente laboral y la localización geográfica.
• Profesionalidad: cuida la redacción, la gramática y el estilo del texto para transmitir una imagen profesional de la empresa. Usa un lenguaje inclusivo y respetuoso, evitando estereotipos o discriminaciones.

2. Adaptación a las diferentes etapas del proceso de selección

Una vez que los aspirantes se han postulado a una oferta y han pasado a formar parte del proceso de selección, es importante adaptar la comunicación a cada fase del proceso y a las necesidades específicas de cada candidato. A continuación, presentamos algunos consejos para lograr una comunicación efectiva en diferentes etapas:

1. Confirmación de recepción: tras recibir el currículum o la solicitud de empleo de un candidato, es importante enviar un mensaje de confirmación para que este sepa que su postulación ha sido recibida correctamente. Este mensaje puede ser breve y formal, pero debe transmitir agradecimiento y respeto por el interés del aspirante.
2. Entrevistas: al concertar entrevistas, ya sean presenciales, telefónicas o por videoconferencia, es fundamental ser claro en los detalles (fecha, hora, lugar, interlocutor) y facilitar información sobre el tipo de entrevista (individual, grupal, técnica, de competencias) y los temas o pruebas que se abordarán. Asimismo, se puede ofrecer información útil sobre cómo llegar al lugar de la entrevista o cómo usar la plataforma de videoconferencia.
3. Retroalimentación: tras las entrevistas y pruebas, es importante mantener informados a los candidatos sobre el estado de su candidatura y ofrecer comentarios constructivos sobre su desempeño, tanto si han sido seleccionados como si no. No dejes a los aspirantes en un limbo de incertidumbre, ya que esto puede generar desconfianza y frustración.
4. Contratación: si un candidato es seleccionado para un puesto, es esencial comunicarle la buena noticia de manera profesional y entusiasta, así como proporcionar información detallada sobre los siguientes pasos (documentación, fechas de incorporación, condiciones laborales, etc.). También es importante mantener una comunicación fluida hasta el momento de su incorporación, para resolver dudas y asegurar una buena acogida en la empresa.

3. La importancia de la retroalimentación en el proceso de selección

Como hemos mencionado anteriormente, la retroalimentación es un aspecto crucial en la comunicación con los aspirantes. Ofrecer comentarios constructivos y útiles sobre su desempeño en las entrevistas y pruebas no solo es una muestra de respeto y consideración, sino que también puede ayudarles a mejorar y afrontar con éxito futuros procesos de selección. Algunas recomendaciones para proporcionar una buena retroalimentación son:

• Objetividad: basa tus comentarios en hechos concretos y observables, evitando opiniones personales o generalizaciones. Por ejemplo, en lugar de decir «no eres adecuado para este puesto», puedes señalar que «en la prueba técnica, hemos notado dificultades en el manejo de ciertas herramientas que son fundamentales para el puesto».
• Equilibrio: trata de combinar aspectos positivos y áreas de mejora en tus comentarios, para que el candidato se sienta valorado y motivado para seguir avanzando en su desarrollo profesional.
• Concreción: ofrece sugerencias específicas y prácticas para mejorar, en lugar de críticas vagas o imprecisas. Por ejemplo, puedes recomendarle al candidato que profundice en ciertos conocimientos, que practique habilidades específicas o que se prepare mejor para ciertas preguntas o situaciones en futuras entrevistas.
• Empatía: recuerda que la retroalimentación puede ser un proceso difícil y emocional para los candidatos, especialmente si no han sido seleccionados. Por tanto, es importante expresarse con tacto, respeto y comprensión, poniéndose en su lugar y evitando comentarios que puedan herir sus sentimientos o minar su autoestima.

4. Transmitir los valores y la cultura de la empresa a los aspirantes

La comunicación con los candidatos durante el proceso de selección es también una oportunidad para transmitir los valores, la cultura y la identidad de la empresa. Esto es especialmente relevante en un mercado laboral cada vez más competitivo, donde las empresas deben diferenciarse y atraer a los mejores talentos. Para lograrlo, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Autenticidad: muestra a los candidatos cómo es realmente trabajar en tu empresa, compartiendo información sobre el ambiente laboral, las prácticas de gestión, el estilo de liderazgo y la forma en que se valora y se reconoce el trabajo de los empleados. Evita caer en discursos vacíos o clichés corporativos y trata de ser honesto y transparente.
• Coherencia: asegúrate de que los valores y la cultura de la empresa se reflejen de manera consistente en todas las etapas del proceso de selección, desde la redacción de las ofertas de empleo hasta las entrevistas, la retroalimentación y la acogida de los nuevos empleados. Esto ayudará a generar confianza y credibilidad en los aspirantes.
• Personalización: adapta la comunicación a las necesidades, expectativas e intereses de cada candidato, mostrándoles cómo los valores y la cultura de la empresa pueden encajar con sus propios valores, objetivos y preferencias laborales. Esto puede ayudar a generar una conexión emocional y a aumentar el compromiso de los candidatos con la empresa.
• Flexibilidad: ten en cuenta que los valores y la cultura de la empresa pueden evolucionar y adaptarse a los cambios en el entorno, las demandas del mercado y las expectativas de los empleados. Por tanto, es importante mantener una actitud abierta y receptiva a las aportaciones de los candidatos, así como estar dispuesto a aprender y mejorar continuamente en la gestión de personas.

La comunicación con los aspirantes, incluso antes de haberlos contratado, es un factor determinante para el éxito en la selección y contratación de personal. Una comunicación clara, adaptada a las diferentes etapas del proceso, enfocada en la retroalimentación y coherente con los valores y la cultura de la empresa, puede marcar la diferencia entre atraer y retener a los mejores talentos o perderlos en manos de la competencia. Por tanto, es fundamental invertir tiempo y esfuerzo en diseñar y aplicar estrategias de comunicación efectivas con los candidatos, que permitan construir relaciones sólidas, transparentes y duraderas desde el primer contacto.

En este sentido, es importante recordar que la comunicación no es solo una cuestión de transmitir mensajes o información, sino también de escuchar, aprender y adaptarse a las necesidades y expectativas de los demás. Por tanto, es fundamental cultivar habilidades de comunicación interpersonales, como la empatía, la asertividad y la inteligencia emocional, que nos permitan conectar con los candidatos y generar un clima de confianza y colaboración mutua.

Finalmente, cabe destacar que una comunicación efectiva con los aspirantes es también una oportunidad para mejorar la imagen y la reputación de la empresa en el mercado laboral, así como para fomentar una cultura de aprendizaje, innovación y responsabilidad social en la organización. En un mundo cada vez más conectado y globalizado, donde el talento y las ideas son el motor del éxito empresarial, no podemos permitirnos desaprovechar el potencial de una comunicación bien gestionada con los aspirantes a formar parte de nuestro equipo.